英國求職筆記 03｜英文面試用信件範本 ft. ChatGPT

本系列文章為記錄自己為期半年的英國求職學習，提供給也在這苦海的人參考。本篇將介紹在求職過程中，我使用的求職信件是怎麼撰寫的，以及常用的情境有哪些。

一開始的面試信件，我算是見招拆招，收到怎樣的信，就寫一封回去。過了幾天開始覺得這樣子好累，因為個性懶惰不喜歡做重複的事情，加上英文寫作也沒有到行雲流水的程度，所以我開始使用 ChatGPT 加速我撰寫信件的速度，以及根據不同情境建立模板，讓我未來遇到類似情境就拿出來複製改一改就可以寄出了。

以下就簡單分享我的製作方式，以及常用的情境，最後也有提供我自己製作的範本，如果有需要的人也可以參考。

製作方式

第一步驟：定義情境

每次需要要寫信的時候，我就會建立一個屬於該情境的信件範本，例如：「獵人頭來邀請，回覆有興趣」，通常情境的結構會是「遇到什麼狀況」加上「想要回覆的重點」，以此類推可能的信件就會有「獵人頭來邀請，回覆沒興趣」、「收到面試邀請，回覆已預約好時間」、「面試後無聲卡，詢問進度」等。

第二步驟：搜尋範例

接著可以變用定義好的情境，開始製作範本，我自己有使用兩種方法。

第一種方式是使用 ChatGPT，適合較明確知道信件內容要寫什麼的時候使用。

使用 ChatGPT 的方式十分簡單，就平鋪直敘的說明你要什麼內容。例如在「獵人頭來邀請，回覆有興趣」的情境，我可以下的指令為：write an email about I’m happy to know this position and I have my CV attached 。如果寫得不滿意，可以重新產生，或是新增指令，例如：please write it in a nicer tone, please make it sound professional 那類的。

第二種方式為使用 google 搜尋範本，參考其他人怎麼寫，再構思自己怎麼運用。
大家可能會想問啊 ChatGPT 都那麼好用了，為什麼還要 Google。答案也很簡單，因為有時候我連要回什麼都不知道，像是「獵人頭來邀請，回覆有興趣」我可能一開始只知道回說，我有興趣，不知道內容還可以加上詢問職位資訊、附上 CV 等，增加溝通效率，這就有賴從範本中學習。範本的來源，目前我是覺得使用 Google 看文章會比較方便，當然如果要用 ChatGPT 來建立也是可以的。

Google 搜尋比較考驗一點點的可能是下關鍵字的能力，比較不能像 ChatGPT 那麼需求導向，不過還是很方便使用，就把情境中的關鍵字輸入搜尋，再挑看順眼的來參考。舉例來說，「收到面試邀請，回覆已預約好時間」這個情境，我可能就會去 google 搜尋「confirm interview email」接著會看到第一篇《Interview confirmation email template》，點進去來做參考。

第三步驟：微調信件內容

接著再微調成最適合當下情境的內容，包含公司名稱、職位等。另外也可以調整用字為英式英文。例如日期的寫法英美就有些不同：不過寫哪一種，對方都看得懂啦，不是個大問題。

美式：月、日（例如：September 10）
英式：日、月（例如：10 September）

第四步驟：優化文法用字

因為英文不是我的母語，英文程度也在堪用程度，所以在正式寄出信件前，我會將內容再複製一次到 ChatGPT 請機器人幫忙修飾或是使用 Grammarly 上看看文法有沒有問題。

ChatGPT 的使用如同第二步驟說的，只要給指令，他就可以很順利的執行。我通常會簡單的請他 rewrite，以及 generate 多個版本，接著再重組成我覺得最適合的。

第五步驟：確認重要訊息沒寫錯，記得開啟「取消傳送」反悔功能

這應該是不論寫哪種信件都要最注意的，像是對方姓名、公司名稱、時間地點等有沒有寫錯。

如果擔心自己會出錯，也可以開啟 Gmail 取消傳送的功能。在寄送後可以根據你設定的秒數內，取消傳送。設定方式如下：

到 Gmail 點選右上的【設定齒輪】按鈕
在彈出的右側欄，選擇【查看所有設定】
在【一般】（General）下方會有設定為【取消傳送】（Undo Send）
在【取消傳送】（Undo Send）龐設定好【取消傳送期限】（Send cancellation period）的秒數即可

之後在傳送後，左下角便會出現可以取消傳送的 pop up，點選【取消】（Undo）信件就會取消傳送回到草稿夾。

很推薦大家使用者功能，因為我自己常在這關鍵 30 秒看到錯誤，即時取消避免釀成錯誤。

第六步驟：存起範本

最後就把寫好的信件存在範本裡面，下一次就根據情境去找範本，直接複製貼上改一改時間、公司名稱等需客製化的項目即可，加速求職的效率。畢竟如果要採海投策略，真的是信件會回到很厭世，有範本會讓一切簡單許多。

常用的情境

從面試到最後拿到 offer 大概會用到以下 12 個情境。

收到面試邀請

答應面試提供方便時間：這封信是必備的，使用頻率最高。
回覆預定好的時間：如果是信件約時間，一定會用到。而部分公司會使用系統（例如 Calendly）請你預約時間，這種我也還是會寄信再次確認一次，避免出什麼問題。之前就有遇過用 Hackajob 內部系統預約好，也收到預約成功信件，結果對方人資根本不知道。所以之後即使是系統預約，我都還是會寄信和人資確認一次。
收到面試邀請，拒絕面試邀請：拒絕信大概是我最討厭寄的，不擅於拒絕人，有時候都想要 ghost，不過基於禮儀，我還是會寄信說明，以免讓對方乾等

已答應面試

取消面試：同上情境，如果要取消面試時，也記得事先和對方說一聲。真實原因可講可不講，如果有想要討論的話，就可以提出來。像是我曾有一個要 relocate 到杜拜的邀請，想了想覺得自己無法，就老實說原因，對方就近一步提出討論，是否可以前半年 remote 後再搬過去等。所以在拒絕時，也可以想看看是不是否些條件達成就願意繼續面試，如果有就可以提出。
需要改期：之前就有因為確診沒聲音而改期，下次面試的時候對方還問我說 first time? 看來對方已經很有經驗

面試結束後

表示感謝：我大概都會在 1-2 天內寄出，提到一些自己覺得聊得不錯的地方，增加印象。同時有這封信，之後如果對方沒有後續，也比較好去做詢問後續

收到面試結果

面試結果為拒絕，表示感謝：留個好印象，並提及未來有機會的話還是會希望可以合作。身邊有朋友的工作，就是拒絕他的公司人資協助介紹的。
面試結果為拒絕，詢問原因：可以幫助自己理解原因，下一次面試改進調整。不過如果是第一關被刷掉的，通常不會回太細節的原因，越到後面關卡，較容易有明確的回覆。
面試結果為錄取，討論薪水、條件、入職時間：這封信應該是全部裡面最重要的，建議花時間好好研究好好寫，絕對要記得談薪水，不談白不談。保險內容也是十分重要的，是否有牙醫、眼科等，畢竟在英國看醫生很貴。入職時間，以英國來說大部分可以至少一個月以後。
接受 offer 以及條件：談判沒問題就可以回覆正式接受 offer，接著人資就會給你簽 offer letter 以及合約。

其它突發狀況

面試時對方未出席，詢問狀況：希望大家不要遇到，但我還真的遇到兩三次，當下就馬上寄信問對方狀況，有些有出現，有些就從此消失。不過有時候也可能是對方有事情耽擱了，所以我大概會等個 10-15 分鐘，過了還是沒出現就會來寄信。

自製英文面試信件範本

很推薦大家可以在求職過程中邊製作，可以幫助在求職過程中，不至於那麼煩躁。
如果有需要我製作的英文面試信件範本，可以點這裡下載，裡面包含上述 12 種情境使用的信件範本。

希望大家求職順利：）

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